کارکنان یک سازمان در یک نظرسنجی ساده بر این اعتقاد اند که مهارت لازم در ارتباطات حرفه ای را دارند. اما با بیان این جمله نمی توان مهارت و قابلیت های افراد را به راحتی محک زد و مورد تایید قرار داد. تنها با بیان کلمه ای بدون هدف در ارتباطات حرفه ای ممکن است مشکلات بسیاری در آینده ی شغلی و روابط یک سازمان به وجود آورد. مشاغل و ارتباطات حرفه ای دستاوردی است که سازمان های بزرگ با تلاش طی سال ها تجربه کسب نموده اند و به راحتی قابل وصول نخواهند بود.
اهمیت ارتباطات حرفه ای در موفقیت مشاغل
انسان از توانایی های مختلفی در زمینه ارتباطات حرفه ای برخوردار است که با رشد و توسعه ی هریک می توان به بهترین نتایج در گسترش ارتباطات در بخش های مختلف یک سازمان دست یافت. برای بهبود ارتباطات حرفه ای با سایر مشاغل گاه افراد از فن سخنوری و یا نوشتار حرفه ای برای بیان نقطه نظرات خود استفاده می نمایند. اعضای یک سازمان استعدادهای متفاوتی در انجام کارها دارند و هیچ ملاکی برای سنجش این ویژگی ها وجود ندارد. اما به طور مشخص می توان گفت افرادی در ارتباطات خود موفق هستند که بیشتر از ارتباطات کلامی برای بهبود مشاغل و ارتباطات خود استفاده می نمایند.
در نظر داشته باشید، مشتریان شما به صورت حضوری مراجعه می کنند و نیاز به مشاوره و یا راهنمایی دارند. آیا باز هم استفاده از مهارت نوشتاری پاسخگوی نیازهای افراد خواهد بود؟ نداشتن مهارت کافی در فن سخنوری و عدم اعتماد به نفس باعث می شود فرصت های زیادی را از دست بدهید و بستر های مناسب افزایش ارتباطات را نابود کنید. به عنوان مدیر یک سازمان، ارتباطات شما تنها محدود به مشتریان نیست، بلکه ارتباطاتی همچون ارتباط با پرسنل، کارگران و مدیران مشاغل دیگر را نیز در دستور کار خود دارید. وجود اعتماد به نفس و مهارت های لازم در ارتباطات عامل موفقیت مدیران در مشاغل مختلف است. برای برقراری ارتباطات حرفه ای بهتر به چند سوال زیر پاسخ دهید:
با چه روشی ارتباطات حرفه ای خود را برقرار می کنید؟
- در بیان نظرات خود رک و و رو راست هستید و در کمال ادب و احترام نظرات خود را با سایرین مطرح می نمایید؟
- ایده و خلاقیت لازم را برای اظهار نظر ندارید و بیشتر با نظرات جمع همراهی می کنید؟
- علاقمند هستید نظر خود را ارائه دهید و دیگران شما را تایید نمایند؟
برای نفوذ بیشتر در افکار سایرین باید با انواع ارتباطات بخوبی آشنا باشید تا بتوانید موانعی که بر سر راه هستند را از میان بردارید. جملات قدرت شگفتی دارند و به راحتی می توانند سرنوشت یک سازمان، کشور و حتی جهان را رقم بزنند. توانایی های سخنوری را در خود شناسایی نمایید و با توسعه ی آن ها مسیر موفقیت را در پیش روی سازمان قرار دهید.
ارتباطات حرفه ای و قدرتمند کسب و کار شما چه چیزهایی هستند؟
همکاری تجاری با سازمان های حرفه ای به صورت بلند، منجر به موفقیت در کسب و کار خواهد شد. از این رو مهارت برقراری ارتباطات نقش مهمی در پیشبرد اهداف سازمان ها خواهند داشت. متاسفانه عدم کارایی و مهارت مدیران در چنین شرایطی منجر به شکست و یا فلج سازمان در آینده ای نه چندان دور خواهد شد.
در ارتباطات حرفه ای مهارت شنیداری خوبی دارید یا سخنوری خوب؟
ارتباطات حرفه ای در سطوح مختلف مشاغل شامل ارتباط مدیران با کارمندان و مشتریان است که مانند خیابان دو طرفه است. اگر مدیر یک کسب و کار در قدرت بیان و سخنوری موفق باشد می تواند در زمان کوتاهی نتیجه ی دلخواه را به دست آورد. اما ایجاد تسلط در مکالمات و گفتگوها در دراز مدت ناکارآمد بوده و قطعا منجر به شکست خواهد شد. همیشه در گفتگو ها و ارتباطات به دنبال برد یک طرفه نباشید، گاه می توان با انعطاف پذیری در مقابل نظرات دیگران نتایج را به برد – برد ختم کرد.
با ارتباطات حرفه ای قصد دارید چه چیزی را به دست آورید؟
برای اینکه ارتباط بین سازمانی و درون سازمانی را به ارتباطات حرفه ای تبدیل کنید باید هدف گذاری کنید. انتخاب هدف باعث می شود گفتگوها سمت و سویی مشخص داشته و در طی زمان مذاکره عناوین و پیشنهادات مختلفی را برای رسیدن به آن مطرح نمایید. بدون هدف، صحبت به درازا کشیده خواهد شد و گفتگو به بی راهه می رود که طبیعتا برای طرف مقابل گفتگوها بی معنا و مفهوم خواهد شد.
آیا در ارتباطات حرفه ای دچار اشتباه شده اید؟
بسیار مشهود است که مدیران در ارتباطات خود دچار اشتباه می شوند و گاه از سر غرور تمایلی به پذیرفتن آن ندارند. تکرار مجدد یک اشتباه و یا اشتباهات جدید در ارتباطات حرفه ای، سابقه ی سازمان را بد خواهد کرد و برای آینده ی کاری آن به هیچ وجه خوشایند نخواهد بود. آیا با انواع ترفندهای مذاکرات حرفه ای و تله های رایج در مذاکرات آگاهی لازم را دارید؟ عدم شناخت از عوامل موثر در موفقیت ارتباطات نه تنها منجر به سودآوری نخواهد شد بلکه معاملات و روابط یک سازمان رو به تیرگی خواهد رفت.
از دور و یا نگاه از بالا به تحلیل ارتباطات ناموفق خود بپردازید، به خوبی خواهید دانست نقاط ضعف سازمان شما در این ارتباطات چه چیزهایی هستند. شرایط متفاوتی را رقم بزنید و به یادگیری و کسب مهارت در مذاکرات حرفه ای بپردازید چون هیچگاه برای یادگیری دیر نیست. می توان با آموزش مهارت های لازم در ارتباط و انجام تمرین های مختلف به راحتی در مذاکرات بعدی مهارت کلامی خود را بهبود بخشید و پیام خود را به فرد مقابل بهتر انتقال دهید. مشاغل و ارتباطات حرفه ای با وجود مدیران باتجربه و کارآزموده توانسته اند امروز جایگاه درخشان و برتر را از آن خود نمایند. اطلاعات خود را به روز کنید و دستورات و برنامه های سازمان را برای رسیدن به اهداف با شیوه های نو و متفاوت طراحی نمایید.
توسعه ی مهارت سخنوری در ارتباطات حرفه ای
- شمرده صحبت کنید و جملات را واضح بیان کنید.
- از جملات ساده بیشتر استفاده کنید.
- از زبان بدن در بیان منظور و مفاهیم به درستی استفاده نمایید.
- قبل از تایید یا رد هر سخنی به آن فکر کنید.
- شرایط شنونده مانند شخصیت، سن، سطح دانش و غیره را در نظر بگیرید.
- قبل از ارائه ی سخنرانی برای شنونده مشخص کنید راجع به چه چیزی قرار است صحبت کنید.
- اگر در جمع صحبت می کنید، بهتر است نگاهتان را به طور دائمی به همه افراد بطور عادلانه باشد.
- افراد در مهارت یادگیری ظرفیت های متفاوتی دارند، آن ها را در نظر بگیرید.
توسعه ی مهارت شنیداری در ارتباطات حرفه ای
- شنونده ی خوبی باشید و با دقت به صحبت ها گوش دهید.
- برداشت درست و شناخت کافی از عباراتی که گوینده به کار می برد داشته باشید.
- آرام باشید و حوصله به خرج دهید تا گوینده صحبت هایش را تمام کند.
- مقام و جایگاه گوینده اهمیت ندارد بیشتر به ارزش صحبت ها تمرکز نمایید.
- مواردی را که متوجه نشده اید را با پرسش سوال مطرح نمایید تا گوینده بداند به او اهمیت داده اید.
- در پایان صحبت ها، بررسی کنید آیا تمام اطلاعات مد نظر گوینده ارائه شده است یا خیر؟
اجرای فن سخنوری در ارتباطات به راحتی قابل اجرا است، اما مستلزم آموزش، یادگیری و کسب تجربه است. با کسب موفقیت در ارتباطات سازمان، سطح اعتماد به نفس مدیران افزایش یافته و در مراحل بعدی با تجربه و قدرت بیشتری به برقراری ارتباط خواهند پرداخت.
بدون دیدگاه