مذاکره مهم‌ترین و رایج‌ترین وسیله برقراری ارتباط بین انسان‌ها است و آموختن اصول مذاکره برای یک مذاکره گر مفید خواهد بود. اولین تجربه انسان برای مذاکره در خانواده آغاز می‌شود و به جامعه جهانی ختم می‌شود. انسان‌ها با هم مذاکره می‌کنند تا برای رسیدن به نیازهای خود و به عبارت دیگر، منافع مشروع خود، با دیگران به توافق برسند. با ورود سازمان‌ها، از قبیل شرکت‌ها، بانک‌ها، مؤسسات دولتی، شهرداری‌ها و غیره، مذاکرات انسان‌ها جدی‌تر و سرنوشت‌سازتر شده است.
مذاکره، عمل یا فرایند گفتگو با دیگری جهت دستیابی به توافق بر سر مسئله‌ای تعریف شده است. به عبارت دیگر گفتگویی که هدف آن دستیابی به یک توافق باشد، مذاکره نامیده می‌شود. به نظر می‌رسد امروزه ما فقط در موارد معدودی نیازمند انجام مذاکره و متقاعدسازی دیگران نیستیم. به عبارت دیگر در اغلب موارد، مجبور به انجام مذاکره و رسیدن به توافق با دیگران هستیم. مذاکره کردن فضای مناسبی را برای حل مشکلات خانوادگی، سازمانی و اجتماعی فراهم می‌کند.
1-فرایند مذاکره
یکی از مهم‌ترین عناصر در تعاریف امروزی از مذاکره، فرایند مذاکره است. به عبارت دیگر مذاکره یک اتفاق منفرد و تک مرحله‌ای نیست، بلکه زنجیره‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات مختلف است که برخی از آن‌ها حتی پیش از آغاز گفتگو انجام می‌شوند. در زنجیره‌ی فعالیت‌های مورد نظر، هدف تأمین منافع متقابل است. بر این اساس مهم‌ترین اصل از اصول مذاکره، شناخت درست و بازنگری است. افرادی می‌توانند اهل مذاکره باشند که هم حاضر به بازنگری و هم قادر به دیدن دنیای غیر از خود باشند. مذاکره وسیله‌ی ابتدایی رسیدن به خواسته‌هایی است که از دیگران انتظار دارید همچنین ارتباط متقابلی است که برای توافق میان مردم طراحی شده است. از این نظر مذاکره یک حادثه یا واقعه‌ی منفرد نیست بلکه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات می‌باشد که اغلب، مدت‌ها پیش از انجام اصل مذاکره آغاز و تا پس از پایان مذاکره نیز ادامه می‌یابد.
2-کنترل احساسات
یکی از اصول مذاکره کنترل احساسات می‌باشد و خیلی مهم است که احساساتی نشوید. این یک معامله و مذاکره تجاری است نه مسئله مرگ و زندگی. احساس و عاطفه خود را برای خانواده، ایمان و فوتبال نگه دارید.
3-یادداشت کردن مطالب مهم
یکی دیگر از اصول مذاکره یادداشت کردن مطالب مهم هنگام مذاکره می‌باشد، حتماً نکات مهم و پیشنهادهای قابل توجه را یادداشت کنید. این کار به ویژه در مذاکرات کِشدار و طولانی مهم‌تر است چرا که گاهی اوقات افراد فراموش کنند که چه پیشنهادهایی داده‌اند و چه چیزهایی شنیده‌اند.
4-موافقت با پیشنهادهای عالی
یکی از اصول مذاکره این است که با پیشنهادهایی که جوابگوی نیازهایتان هستند سریعتر موافقت کنید و سپس درباره آن‌ها مفصل‌تر بحث و گفتگو کنید. اگر 10 پیشنهاد پیش رویتان است و شما درباره هشت تا از آن‌ها نظر خوبی دارید، بحث کردن درباره همه آن‌ها بیهوده است. بر همان هشت تا تمرکز کنید، از بین آن‌ها دو مورد را انتخاب کرده و در نهایت درباره آن دو وسیع و مفصل صحبت کنید.
5-جایگاه پول در مذاکره
در اصول مذاکره باید به این نکته دقت کنید که نباید اجازه دهید پول و مسائل مالی مذاکرات شما را متوقف کند. البته همه مواقع مسائل مورد گفتگو به پول ختم می‌شود. اما از همان ابتدا به سراغ پول نروید. این مسئله را کنار بگذارید. دیگر جنبه‌های گفتگو را سر و سامان دهید. در حین این کار خودتان می‌فهمید که درباره این مسئله اساسی چگونه مذاکره کنید. در آخر باید درباره موارد پولی و مالی به توافق برسید.
6-خداحافظی در پایان مذاکره
یکی دیگر از اصول مذاکره این است که وقتی که گفتگویتان به پایان رسید و با طرف صحبتتان به توافق رسیدید، دوستانه از آن‌ها خداحافظی کنید. این به معنی شاد کردن همه آن‌ها نیست بلکه به این معنا است که به آن‌ها قول بدهید که به قولتان وفا می‌کنید و کارتان را به بهترین شکل انجام خواهید داد. بدقولی و عدم تعهد به مواد قرارداد، برای هر دو طرف ناخوشایند است و نتایج خوبی به دنبال ندارد.
7-توافق
دقت کنید لازم نیست که شما به هر قیمتی با طرف مذاکره‌تان، قرارداد ببندید یا به توافق برسید. اگر این طور فکر کنید، او می‌فهمد و از این مسئله استفاده می‌کند. به یاد داشته باشید که هیچ کس با عقد قرارداد با شما، لطفی در حقتان نمی‌کند. باید مسائلی را که می‌توانند معامله شما را بر هم بزنند، بشناسید. بدانید که اگر سریعاً این نکات را رفع و رجوع نکنید ، مذاکره بی نتیجه‌ای خواهید داشت.
8-آماده‌سازی
آماده‌سازی یکی دیگر از اصول مذاکره می‌باشد. آماده‌سازی ورود به مذاکره و بدون آماده‌سازی وارد شدن، جز به شکست نمی‌انجامد. اول از خودتان شروع نمایید. از چیزی که می‌خواهد مطمئن شوید. در خصوص فرد یا سازمان مقابل تحقیق نمایید، نیازهایش را بشناسید، نقاط قوت و ضعف آن را درک نمایید. شاید نیاز باشد از یک مشاوره مدیریت ، مشاوره مالی یا یک وکیل نیز کمک فکری دریافت نمایید.
9-زمان‌بندی
به زمان‌بندی توجه نمایید زمان‌بندی در مذاکره بسیار حائز اهمیت است و یکی از مهم‌ترین اصول مذاکره به شمار می‌آید. سوال پرسیدن بسیار مهم است، اما اینکه چه زمانی بپرسید، بسیار مهم‌تر است. زمان هجوم و زمان انتظار را باید در نظر داشت. دقت نمایید که اگر زمان فشار در طرف مقابل زیاد باشد حتماً موجب تخریب رابطه در بلندمدت خواهد شد.
10-تمایلات شخصی
تمایلات شخص را کنار بگذارید. یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای به اینکه چه کسی از نتایج یک مذاکره موفق سود واقعی را می‌برد، فکر نمی‌کند و به تنها به موفق بودن در مذاکره می‌اندیشد. وظیفه یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای این است که این حس را در طرف مقابل ایجاد نماید که توافق نهایی، نتیجه ایده و تمایل اوست.
11-زمان اتمام مذاکره
از آنجایی که بیشتر توافق‌ها در 20 درصد آخر وقت مذاکره صورت می‌گیرند، باید خونسرد، صبور و منتظر زمان مناسب برای اقدام بود. اگر در تمام کردن سریع مذاکره‌ها منافعی وجود دارد، ارزش این کار را به طرف مقابل گوشزد کنید. گاهی اوقات یک و یا هر دو طرف مذاکره از سریع انجام شدن مذاکره‌ها منتفع می‌شوند. باید به خاطر سپرد که ضرب الاجل‌ها را می توان تغییر داد و یا از بین برد. با نزدیک شدن به ضرب الاجل نباید وحشت کرد، بلکه در تغییر آن باید سعی کرد. تلاش شود تا به ضرب الاجل طرف مقابل پی برده شود. وقتی که حریف به آخرین مهلت خود نزدیک می‌شود سطح فشار روانی‌اش بالا می‌رود و طرف مقابل می‌تواند از این موقعیت برای تشویق حریف به پذیرش توافق‌های مورد نظر خود بهره گیرد.
نتیجه
بیشتر مدیران حرفه‌ای به اهمیت مذاکره در زندگی واقف هستند، زیرا زمان قابل توجهی از زندگی حرفه‌ای خود را صرف مذاکره می‌کنند. به علاوه، زندگی شخصی‌شان هم با مذاکره همراه است. موفقیت و اثر بخشی حرفه‌ای آنان به شدت متأثر از توانایی آن‌ها در هنر و فن مذاکره است. این مهارت یا ناشیگری آنان در مذاکره است که نظر مدیران، همکاران، زیر دستان، مشتریان، رقبا و سایرین را درباره موفقیت کاری‌شان شکل می‌دهد. مدیران، زمان و کوشش بسیاری را صرف مذاکره می‌کنند، اما معدودی از آنان هنر و دانش مذاکره را به درستی می‌دانند. از این رو، بسیاری از مدیران حرفه‌ای نیازمند رویکرد بهینه در طرح ریزی و اجرای مذاکره‌ها هستند.
بدون دیدگاه